Kerksagteware, ook kerkbestuursagteware genoem, hou 'n kerk se lidmaatregister, pastorale sorg, kommunikasie en finansies in een stelsel, met toegang vir elke persoon volgens sy rol. 'n Kerk in Suid-Afrika moet ook kyk na die prys in rand, hoe lidmate gee, POPIA en waar die verskaffer die data hou. Reformeer is kerksagteware vir gereformeerde kerke in Suid-Afrika: die lidmaatregister, pastorale sorg, attestate, kerkrekeningkunde en 'n lidmaat-app, teen R995 per maand per kerk, met onbeperkte gebruikers.
Hierdie gids is vir elke gereformeerde en presbiteriaanse kerk in Suid-Afrika, van elke kerkverband. Voorbeelde is die GKSA, die NG Kerk, die NHK, die APK en die VGK. Elke kerkverband het sy eie kerkorde, so toets die kontrolelys teen julle eie kerkorde. Reformeer dien ook gereformeerde en presbiteriaanse kerke in ander lande: lees die Engelse gids vir gereformeerde en presbiteriaanse kerke.
Inhoud11 afdelings
Watter soort kerksagteware het my kerk nodig?
Beantwoord vier vrae voordat jy na 'n produk kyk.
Hoe groot is jou kerk?
'n Prys per lidmaat groei saam met die kerk, maar 'n vaste prys per kerk bly dieselfde. 'n Klein kerk met een administrateur kan 'n ruk lank met 'n sigblad klaarkom. 'n Kerk met baie wyke, ouderlinge en diakens het 'n stelsel nodig waar elkeen net sy eie deel sien. Kyk na die prys by jou getal lidmate vandag en oor vyf jaar.
Wat het julle die nodigste?
Die meeste kerke begin by een groot probleem: die lidmaatregister, pastorale sorg, finansies, kommunikasie of 'n lidmaat-app. As julle net die boeke nodig het, kan rekeningkundesagteware vir besighede genoeg wees. As julle lidmate, pastorale sorg en finansies saam nodig het, soek sagteware wat al drie op een lidmaatregister hou.
Wat is julle begroting in rand?
Vra elke verskaffer vir die prys in rand en vir elke ekstra koste: SMS-krediete, kaartfooie, die webwerf en die oorskakeling van data. Vergelyk die koste vir 'n hele jaar, want so sien die kerkraad dit in die begroting. Kyk na 'n prys wat nie met elke nuwe ouderling of diaken styg nie.
Hoe wil julle mense werk?
Die administrateur en die tesourier werk by 'n rekenaar. 'n Ouderling het die wyklys voor 'n huisbesoek op sy foon nodig, en lidmate wil 'n app hê. Kyk na sagteware wat in 'n webblaaier op 'n rekenaar en 'n foon werk, in Afrikaans, Engels of albei.
Wat moet kerksagteware doen? 'n Kontrolelys van 12 punte
Gee elke produk 'n punt vir elke item: 0 is nee, 1 is deels, 2 is ja. Druk die lys en neem dit saam na elke demonstrasie.
- Lidmaatregister. Huisgesinne, kontakbesonderhede en 'n geskiedenis van elke verandering.
- Kerkrekords. Doop, belydenis, lidmaatskapdatums met 'n rede, en ampte met datums. Sien die lidmaatregister.
- Wyke en pastorale sorg. Wyke met ouderlinge en diakens, besoeknotas, opvolging, en die huisgesinne wat hierdie kerkjaar nog nie besoek is nie. Sien huisbesoek.
- Wie 'n pastorale nota lees. Toegang volgens amp en wyk, met 'n eie aanmelding vir elke persoon. Sien pastorale notas.
- Besoekers en attestate. 'n Besoekersvorm, opvolging, en die attestaat wat na die nuwe kerk gaan as 'n lidmaat verhuis. Sien die attestaat.
- Dubbelinskrywing in rand. Elke transaksie klop, ook per fonds.
- Bankstaatinvoer. Die meeste bydraes aan kerke in Suid-Afrika kom as EFT's en debietorders in. Die sagteware moet elke bydrae op die bankstaat by die regte lidmaat en fonds boek.
- Kaartbydraes. 'n QR-kode of 'n skakel, en die geld gaan in die kerk se eie bankrekening.
- Verslae vir die kerkraad en die ouditeur. Inkomste en uitgawes, 'n balansstaat, die begroting teenoor die werklike syfers, 'n maandelikse bankrekonsiliasie, en toegang vir die ouditeur. Sien kerkfinansies.
- Kommunikasie. SMS, e-pos en push-kennisgewings, en elke persoon kan dit afskakel.
- POPIA-kontroles en die ligging van die data. Rolle, 'n veranderingsgeskiedenis, rugsteun, rekords van toestemming, en die land waar die verskaffer die data hou. Artikel 72 van POPIA stel voorwaardes as data Suid-Afrika verlaat.
- Oorskakeling en uittrede. Wie jou data inbring, hoe lank dit duur, en hoe jy dit weer uitkry.
Geen sagteware laat 'n kerk aan POPIA voldoen nie, want die kerk self is die verantwoordelike party vir sy lidmaatdata (artikel 1). Geloofsoortuiging en gesondheid is spesiale persoonlike inligting (artikel 26). 'n Kerk mag die geloofsoortuiging van sy eie lidmate verwerk (artikel 28). Vir gesondheidsbesonderhede in 'n pastorale nota is toestemming die veilige weg. Vra 'n prokureur oor julle eie geval.
Sigblad, rekeningkundesagteware of kerksagteware: watter een pas?
Elke soort is vir sommige kerke die regte keuse:
- 'n Sigblad pas by 'n baie klein kerk met een sorgvuldige administrateur en geen vertroulike notas nie. Dit kan nie 'n persoon tot een wyk beperk nie, so elkeen met die lêer sien alles.
- Rekeningkundesagteware vir besighede pas by 'n kerk wat net die boeke nodig het. Dit doen dubbelinskrywing goed, maar het geen lidmaatregister of pastorale sorg nie.
- Algemene kerksagteware pas by 'n kerk waar 'n pastoor met personeel en vrywilligers werk. Dit hanteer die aanmelding van kinders (check-in) en bywoning dikwels goed, maar ken gewoonlik nie wyke of attestate nie.
- Sagteware wat vir 'n gereformeerde kerk gebou is, pas by 'n kerk wat 'n kerkraad volgens 'n kerkorde regeer. Dit hanteer dalk nie die aanmelding van kinders nie. Sien gereformeerde kerkbestuur.
Die tabel wys wat elke soort gewoonlik doen.
| Punt op die lys | Sigblad | Rekeningkundesagteware | Algemene kerksagteware | Sagteware vir gereformeerde kerke |
|---|---|---|---|---|
| Doop-, belydenis- en lidmaatskapdatums | Met die hand | Nee | Eie velde | Ja |
| Wyke met ouderlinge en diakens | Met die hand | Nee | Groepe, nie wyke nie | Ja |
| Pastorale notas volgens amp en wyk | Nee | Nee | Deels | Ja |
| Besoekers en attestate | Met die hand | Nee | Net besoekers | Ja |
| Dubbelinskrywing per fonds | Met die hand, geen kontrole | Ja | Deels | Toets |
| Bankstaatinvoer per lidmaat | Nee | Geen skakel met lidmate | Deels | Toets |
| Verslae vir die kerkraad en die ouditeur | Met die hand | Ja | Bydraeverslae | Toets |
| Aanmelding van kinders en bywoning van eredienste | Met die hand | Nee | Dikwels | Dikwels nie |
Hoeveel kos kerksagteware in Suid-Afrika?
Verskaffers gebruik drie prysmodelle:
- 'n Prys per lidmaat: die koste groei saam met die kerk.
- 'n Prys per gebruiker: elke aanmelding kos geld, en daarom deel 'n kerkraad soms een aanmelding. Dan weet niemand wie 'n pastorale nota gelees het nie.
- 'n Vaste prys per kerk: een prys vir elke grootte kerk en elke gebruiker.
Hierdie uitgewerkte voorbeeld gebruik 'n voorbeeldprys, nie die prys van 'n werklike produk nie. Teen R4 per lidmaat per maand betaal 'n kerk met 400 lidmate R1 600 per maand, en 'n kerk met 150 lidmate R600. Teen 'n vaste R995 per maand betaal die groter kerk minder en die kleiner kerk meer. Die twee modelle kos dieselfde by sowat 250 lidmate.
Reformeer het 'n vaste prys: R995 per maand per kerk, met onbeperkte gebruikers, vir Kantoor, Finansies en die lidmaat-app. Met die kerk se webwerf is die prys R1 495 per maand. Dit is R11 940 of R17 940 per jaar.
Tel ook die ekstra koste by: SMS-krediete, kaartfooie en die tyd van julle eie mense. By Reformeer kos een SMS R0,60, so een boodskap aan 300 huisgesinne kos R180.
Wat moet jy 'n verskaffer vra voordat jy teken?
Kry elke antwoord per e-pos.
- In watter land hou julle ons data en rugsteun, en watter ander maatskappye verwerk dit?
- Wie kan 'n pastorale nota lees: 'n administrateur sonder 'n amp, of julle eie personeel?
- Wie doen die oorskakeling van data, hoe lank duur dit, en wat kos dit?
- As ons weggaan, kan ons al ons data uitkry in 'n formaat wat ons kan oopmaak?
- Is daar 'n kontrak, en wat is die kennisgewingtydperk?
- Wat kos een SMS?
- Klop die grootboek per fonds? Kan julle vir ons 'n bankrekonsiliasie wys?
- Wat kry ons ouditeur?
- In wie se bankrekening gaan die geld van kaartbydraes?
- Bied julle tweestapverifikasie by die aanmelding aan?
- Wie help ons as daar 'n probleem is, en in watter taal?
Hoe Reformeer dit doen
Reformeer het drie webapps: Kantoor (die kerkkantoor), Finansies (kerkrekeningkunde) en die lidmaat-app by www.reformeer.org. Die skerms is in Afrikaans en Engels. Per punt op die kontrolelys:
- Register (punte 1 en 2). Huisgesinne, lidmaatskapperiodes met 'n rede van opname en van vertrek, doop- en belydenisdatums, ampte met datums, en eie velde. 'n Administrateur met skryftoegang bevestig elke wysiging deur 'n ampsdraer of 'n lidmaat.
- Pastorale sorg (punte 3 en 4). 'n Nota is 'n Nota, 'n Besoek of 'n Oproep. Die skrywer kies wie dit lees: Slegs ouderlinge (die ouderlinge van die lidmaat se wyk, en die predikante), Ouderlinge en diakens, 'n bedieningsgroep, of Administratief. 'n Administrateur sonder 'n amp lees nooit pastorale notas nie. Die Dagoorsig wys die huisgesinne in jou wyke wat hierdie kerkjaar nog geen besoeknota het nie.
- Besoekers en attestate (punt 5). 'n Besoekersvorm met 'n QR-kode, Neem op, en oordragte: die nuwe kerk vra (Vra oordrag), en die ou kerk gee vry. 'n Kerk wat nie op Reformeer is nie, kry die versoek per e-pos. Attestasiebriewe is PDF's.
- Finansies (punte 6 tot 9). Die grootboek met dubbelinskrywing weier 'n transaksie wat nie klop nie, ook per fonds. Finansies voer die bankstaat in (PDF, CSV, XLS of XLSX) en stel vir elke lyn die rekening, die fonds en die lidmaat voor. Iemand met die finansiële rol keur elke lyn goed, en dan beland die EFT- en debietorderbydraes op elke lidmaat se bydraestaat. Kaartbydraes gaan na die kerk se eie Paystack-subrekening: Reformeer neem geen fooi nie, en die kerk betaal Paystack se fooi. Daar is ook 'n maandelikse bankrekonsiliasie, 'n begroting, 'n kerkraadverslag, maandafsluiting en leestoegang vir die ouditeur.
- Kommunikasie (punt 10). SMS aan een persoon of aan baie mense gelyk (R0,60 per SMS), e-pos aan een persoon, en nuusberigte met push-kennisgewings. Elke persoon kan SMS'e en push-kennisgewings afskakel.
- POPIA en data (punt 11). Rolle, 'n data-ooreenkoms wat elke kantoorgebruiker aanvaar, 'n veranderingsgeskiedenis en daaglikse rugsteun. Die databasis en die lêers is in België (Google Cloud), en die toepassings loop in Duitsland (Vercel). Reformeer KI loop by Anthropic in die Verenigde State. Reformeer is gebou met POPIA-kontroles.
- Oorskakeling (punt 12). Die Reformeer-span voer julle uitvoer (Excel, CSV en soortgelyk) saam met die kerk in, in sowat 1 tot 2 dae. Dit is nie selfdiens nie. Die register voer uit na Excel, en die finansiële verslae na PDF of Excel.
Reformeer het geen aanmelding van kinders (check-in), geen bywoningsrekord van eredienste (net die presensielys by katkisasie), geen bespreking van lokale en geen salarisse nie. Daar is geen bankvoere nie: jy voer die staat as 'n lêer in. Reformeer vorder nie debietorders in nie, reik nie SARS-artikel 18A-sertifikate uit nie, stuur nie WhatsApp-boodskappe nie en bied nie tweestapverifikasie aan nie. Weeg hierdie beperkings op voordat jy kies.
Sien die pryse, lees meer oor Kantoor en Finansies, of bespreek 'n demonstrasie.
kantoor.reformeer.org
Algemene vrae
Wat is die beste kerksagteware in Suid-Afrika?
Dit hang af van die kerk. Algemene kerksagteware pas by 'n kerk waar 'n pastoor met vrywilligers werk en kinders aangemeld moet word. Rekeningkundesagteware pas by 'n kerk wat net boeke nodig het. 'n Gereformeerde of presbiteriaanse kerk met 'n kerkraad, wyke en attestate pas by sagteware wat vir daardie struktuur gebou is, soos Reformeer.
Hoeveel kos kerksagteware in Suid-Afrika?
Verskaffers vra 'n prys per lidmaat, per gebruiker of 'n vaste prys per kerk. Reformeer kos R995 per maand per kerk met onbeperkte gebruikers, of R1 495 per maand met die kerk se webwerf.
Voldoen kerksagteware aan POPIA?
Geen sagteware laat 'n kerk aan POPIA voldoen nie, want die kerk is die verantwoordelike party vir sy lidmaatdata. Reformeer is gebou met POPIA-kontroles, en die kerk moet steeds sy eie inligtingsbeampte registreer.
Kan ons ons data uit ons huidige stelsel oorskuif?
Ja, as julle huidige stelsel na Excel of CSV kan uitvoer. By Reformeer voer die span die uitvoer saam met die kerk in, in sowat 1 tot 2 dae.
Kan kerksagteware artikel 18A-sertifikate vir dankoffers uitreik?
Volgens SARS kwalifiseer tiendes en offergawes vir die godsdienstige werk van 'n kerk nie vir 'n artikel 18A-aftrekking nie (gids IT26). Reformeer reik nie artikel 18A-sertifikate uit nie, en sy bydraestate bevat geen belastingteks nie.
Gepubliseer op 23 Oktober 2026. Onderwerp: Kerkbestuur.